Sekretesspolicy för rekrytering genom Teamtailor
Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av Netgain ("Personuppgiftsansvarig" "vi" "oss" etc.). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna sekretesspolicy ("Sekretesspolicy").
1. Allmänt
Vi är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.
2. Insamling av personuppgifter
Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna bidrar till Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med avseende på Tjänsten.
När och hur vi samlar in personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter om Användare från Användare, när Användare;
· gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t. ex. Facebook eller LinkedIn, Priowo;
· använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn; och
· tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.
Vi samlar in data från tredje part, som LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten. Vi samlar inte in data från Användarens privata konton på sociala medier.
I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som Användare inom ramen för denna sekretesspolicy och kommer att informeras om behandlingen om det inte skulle medföra en oproportionerlig ansträngning eller avsevärt försvåra uppfyllandet av syftet med att behandla personuppgifterna. Information om behandlingen lämnas i vart fall om kontakt tas med Användaren.
Vi kan komma att samla in personuppgifter till referenser som lämnats av arbetssökande i syfte att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Referenspersoner kommer att informeras om behandlingen av deras personuppgifter vid första kontakten.
Kategorier av personuppgifter som är insamlade och som behandlas
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in om Användare via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska personer från namn, e-post, bilder och videor, information från LinkedIn-konto, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.
De personuppgifter vi behandlar om referenser är vanligtvis namn, funktion och någon form av kontaktuppgift som vi använder för att kontakta denne i ärendet i fråga.
Ändamålet och lagenligheten av behandlingen
Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering. Lagligheten i behandlingen av personuppgifter är vårt berättigade intresse att förenkla och underlätta rekrytering.
Vårt berättigade intresse
Vi behöver behandla Användarens personuppgifter för att kunna hantera ansökan och ta ställning till eventuell anställning. Därmed har vi ett berättigat intresse att behandla personuppgifter, både om de som själva lämnar in en ansökan och om personer som rekommenderas av anställda. Vi bedömer att även Användaren har ett intresse av att fin sina personuppgifter behandlade för detta syfte.
Användaren har rätt att invända mot behandlingen när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under 9. Om Användaren invänder kommer vi att göra en intresseavvägning för att bedöma om vi fortfarande har ett berättigat intresse att spara/behandla personuppgifterna. Nyttjandet av rätten att invända kan innebära att Användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.
Vi behandlar personuppgifter om referensperson på basis av vårt berättigade intresse att utreda den sökandes lämplighet för positionen ifråga. Som referensperson går det bra att invända mot behandlingen med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under 9. Om referenspersonen invänder kommer vi att göra en intresseavvägning för att bedöma om vi fortfarande har ett berättigat intresse att spara/behandla personuppgifterna.
Samtycke från Användaren
När Användaren lämnar sina personuppgifter i syfte att få utskick med information om den Personuppgiftsansvarige och framtida tjänster genom att Connecta med oss lämnar Användaren sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas i det syftet.
En arbetssökande (Användare) kan vara intressant för framtida rekrytering och för detta ändamål kan vi komma att be Användaren om att få spara dennes ansökningshandlingar en viss tid efter att en rekryteringsprocess har avslutats. Vi kommer alltid att be om samtycke från Användaren till sådan fortsatt behandling. Användaren har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under 9.
Om Användaren återkallar sitt samtycke kommer ansökningshandlingarna inte längre att behandlas för det ändamål samtycket rörde.
Lagring och överföring
De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas inom EU / EES eller sådant tredjeland som anses av Europeiska kommissionen för att ha tillräcklig skyddsnivå, alternativt behandlas av sådana leverantörer som har ingått sådana bindande avtal som helt uppfyller lagenligheten av överföringar till tredje land eller till andra leverantörer där tillräckliga skyddsåtgärder finns för att säkerställa de registrerades rättigheter. För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i punkt 9.
Hur länge personuppgifterna behandlas
Ansökningshandlingar för en Användare som ej anställs av oss kommer att bevaras i två år för att vi ska kunna uppfylla de regler som framgår av diskrimineringslagen. Om inte Användarens samtycke har getts till att behandla ansökningshandlingarna för framtida rekrytering kommer ansökningshandlingarna endast att lagras och därmed inte används för något annat ändamål.
Ansökningshandlingar för en Användare som anställs av oss kommer att bevaras i minst två år, och i normalfallet under hela anställningen.
Personuppgifter om en person som connectat med den Personuppgiftsansvarige kommer att behandlas i syfte att skicka relevant information till Användaren så länge samtycket består. En förfrågan om ifall Användaren fortfarande vill få sina personuppgifter behandlade för detta ändamål kommer att skickas ut regelbundet till Användaren.
Referenspersoners uppgifter sparas i max två år om den sökande ej anställs.
3. Användarens rättigheter
Användare har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att skriftligen underrätta oss genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkt 9 nedan.
Användare har rätt till korrigering av felaktiga personuppgifter om Användaren och kan skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9 nedan.
Användaren har rätt att begära radering eller begränsning av behandling, och rätten att invända mot behandling som baseras på berättigat intresse. Att nyttja rätten till invändning kan dock innebära att användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.
Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling som har givits av Användaren till den Personuppgiftsansvarige.
Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.
Användaren har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandling av sina personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.
Referenspersoner har samma rättigheter som Användare i enlighet med ovan.
4. Säkerhet
Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna sekretesspolicy och GDPR.
Överföring av information via internet och mobila nätverk kan dock aldrig ske helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.
5. Överföring av personuppgifter till tredje parter
Vi kommer inte att sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje parter.
Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till;
· våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
· myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
· myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.
6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.
7. Cookies
När Användaren använder Tjänsten kommer Användaren att få möjlighet att godkänna eller inte godkänna att information om användandet lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten.
Användare väljer själv om Användaren vill samtycka till användning av cookies som inte är strikt nödvändiga för Tjänsten och kan när som helst ändra sina inställningar gällande detta. Om samtycke inte lämnas kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.
Mer information om användningen av cookies finns i vår Cookie Policy.
8. Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till sekretesspolicyn. Den senaste versionen av sekretesspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Användarna när Användaren antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när användaren annars informeras om den nya sekretesspolicyn.
9. Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter:
julia.sandblom@netgain.se
